Telefon steht nie still, Termine reißen ein, Werkstattaufträge müssen manuell erfasst werden. Wir automatisieren Anrufannahme, Terminplanung und Auftragserfassung — damit Ihre Meister schrauben statt schreiben.
Sechs Zeitfresser, die jede Kfz-Werkstatt kennt.
Der Meister hängt unter der Hebebühne, das Telefon klingelt — und klingelt. Jeder zweite Anrufer lässt es irgendwann sein und ruft beim Mitbewerber an. Neukunden verloren, bevor sie überhaupt in der Kartei stehen.
Hebebühne, Monteur, Spezialwerkzeug — jede Ressource hat ihren eigenen Engpass. Wer Termine ohne Abgleich vergibt, produziert Leerlauf oder Warteschlangen in der Halle.
Schadensbeschreibung aufnehmen, Fahrzeugdaten eingeben, Diagnose tippen, Arbeitspositionen erfassen — bei jedem Auftrag. Zeit, die Meister und Annahme nicht an der Wertschöpfung haben.
HU- und AU-Bescheinigungen, Prüfprotokolle, Rechnungen mit den richtigen Arbeitspositionen und Ersatzteilen — jeder Vorgang wird separat gepflegt, oft doppelt und dreifach.
Originalteil vom Vertragshändler oder freier Teilehandel? Drei Lieferanten abrufen, Preise vergleichen, Lieferzeit checken — pro Fahrzeug. Summe macht Stunden pro Woche.
Fahrzeug ist fertig, Kunde hat keine Ahnung. Abholung abgesprochen, dann doch nicht erschienen. Kosten überschritten, niemand hat vorgewarnt. Kundenbindung bricht an simpler Statuskommunikation.
Die KI nimmt Anrufe 24/7 entgegen, fragt Fahrzeug, Anliegen und Wunschtermin ab, gleicht mit dem Werkstattkalender ab und vergibt direkt einen Termin. Komplexe Fälle werden an den Meister übergeben.
Hebebühnen-Verfügbarkeit, Monteur-Qualifikation und Kunden-Wunsch werden abgeglichen. Die KI bietet nur Slots an, bei denen Mensch, Platz und Werkzeug passen — und vermeidet Doppelbelegung automatisch.
Der Monteur diktiert bei der Fahrzeugannahme Schaden, Diagnose und geplante Arbeiten — die KI strukturiert die Angaben, füllt die Pflichtfelder und legt den Werkstattauftrag direkt im System an.
Aus dem Kundenstamm werden Fahrzeuge mit fälliger Hauptuntersuchung identifiziert, Kunden sechs Wochen vorher per SMS, E-Mail oder Brief angeschrieben — mit direktem Terminvorschlag.
Teilenummer rein, die KI prüft Lieferanten-Portale und den freien Markt, vergleicht Preise, Lieferzeit und Garantie. Der Teilemann sieht eine fertige Bestellliste mit Vorschlag.
Sobald ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, erhält der Kunde eine verständliche Nachricht — „Diagnose fertig, Kostenvoranschlag folgt“ oder „Fahrzeug abholbereit ab 16 Uhr“. Weniger Rückfragen an der Theke.
Der Kunde schickt Fotos vom Schaden oder die Annahme macht sie vor Ort. Die KI kategorisiert Blech-, Glas- und Lackschaden, schätzt Arbeitsumfang und erstellt einen Erstvorschlag für den Kostenvoranschlag.
Ein marken-unabhängiger Betrieb mit hohem Anteil an Stammkundschaft und regelmäßigem Neukunden-Aufkommen. Vor dem Projekt: das Anrufaufkommen war schlicht zu hoch, geschätzt 25 % aller eingehenden Anrufe gingen ins Leere — weil die Annahme parallel am Tresen stand oder niemand frei war. Die Terminvergabe hat praktisch eine halbe Stelle gebunden, Terminkonflikte zwischen Hebebühnen und Monteur-Verfügbarkeit gab es täglich.
Nach dem Rollout: die KI-Anrufannahme nimmt jetzt rund um die Uhr Anrufe entgegen, schlägt Termine aus dem Werkstatt-Kalender vor und erfasst Fahrzeugdaten und Schilderung direkt. Der Kunde bekommt noch im Gespräch eine Terminbestätigung per SMS. Komplexe Anliegen — etwa Motorgeraus, unklare Symptome — werden mit vollständiger Notiz an den Meister weitergeleitet.
Integration in die Systeme, die bei Ihnen bereits laufen — kein Parallelbetrieb.
Wir analysieren Telefon-, Termin- und Auftragsprozesse mit Annahme, Meister und Teileservice. Klare Liste: welcher Hebel bringt am meisten, wo lohnt der Start.
Wir bauen die Lösung passend zu Ihrer Werkstattsoftware, Telefonanlage und DATEV-/lexoffice-Anbindung. Pilot in Wochen, nicht Monaten.
Nach dem Go-Live bleiben wir an Bord. Anpassung der Gesprächsleitfäden, Pflege der Termin-Regeln, Schulung Ihrer Mannschaft.
Zwei Tage vor Ort: Annahme, Werkstatt, Telefon. Klare Liste der größten Hebel.
Ein konkreter Anwendungsfall (z. B. KI-Anrufannahme) live in 4–6 Wochen.
Anbindung an Werkstattsoftware, Telefonanlage und Buchhaltung — keine Parallelwelten.
Weitere Anwendungsfälle aus Ihrer Prioritätenliste ausrollen.
Am Ende wissen Sie, ob sich KI-Automatisierung für Ihre Kfz-Werkstatt rechnet — und wenn ja, wo der beste Einstieg liegt.
Wir melden uns innerhalb von 24 Stunden.